Andree Reininger, Leiter Ambulantes Behindertenzentrum (Dresden) der Diakonie:

„Meine Mitarbeiter und ich, wir sind froh, dass unsere neue Web-Anwendung ‚ABZware’ bei uns werkelt. Wir haben nun endlich zentral unsere Daten im schnellen und direkten Zugriff. Unsere alten Excel-Tabellen haben zum Glück ausgedient. Das vereinfacht vieles.“

Der Hintergrund

Das Ambulante BehindertenZentrum (ABZ) im Diakonischen Werk – Stadtmission Dresden e.V. ist zuständig für den ambulanten Bereich im Rahmen der Behindertenhilfe und hält folgende Angebote vor:

  • Beratung,
  • Assistenz,
  • Ambulant Betreutes Wohnen,
  • Orientierung & Mobilität,
  • Begegnung und
  • Bildung.

Im ABZ arbeiten zurzeit ca. 60 freie, ehren- und hauptamtliche Mitarbeiter sowie Praktikanten.

Die Ausgangssituation

Neben den eigentlichen Arbeiten mit den und für die Klienten, Menschen mit Behinderung, sind nicht im unerheblichen Maße auch – oft lästige – operative Aufgaben in Verwaltungsprozessen (z.B. Einzelfalldokumentation von Klientengesprächen, Gruppendokumentationen, Abrechnung der Leistungen) zu erledigen. Diese in ihrer Abarbeitung soweit als möglich zu optimieren, ist Ziel einer jeden Organisation, so auch für das ABZ.

Die Pflege der Klientenstammdaten (z.B. Adresse, Behinderungsklassifizierung, Bewilligungen der Kostenübernahme, Bezugspersonen) erfolgte in einer MS Excel-Datei, mit der es beim verteilten Arbeiten immer wieder zu Problemen kam. Erbrachte Leistungen, die gegenüber den Kostenträgern abzurechnen sind, wurden in MS Word-Dateien dokumentiert. Abrechungen, Statistiken und Auswertungen konnten demzufolge nicht automatisiert erzeugt werden.

Der Aufwand für diese Verwaltungsprozesse war enorm, ein effizientes Arbeiten im Team nur schwer möglich.

Die Lösung

Daher sollte zur Unterstützung ausgewählter Verwaltungsprozesse im ABZ ein Softwaresystem eingeführt werden. Die Lösung war die Webanwendung „ABZware“, die durch Webstitut für das ABZ entwickelt wurde. Die Webanwendung bietet ein hohes Maß an Änderbarkeit, Performance, Sicherheit, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und ubiquitären Zugangsmöglichkeiten. Die Webanwendung läuft zentral auf einem Linux-Server in der Einrichtung.

Die Webanwendung wurde auf Basis von Apache (Internet-Server), MySQL (Datenbank) und Catalyst (Perl-Framework) sowie firmeneigenen Bibliotheken realisiert. Zur Generierung von Dokumenten und Auswertungen wird das Reporting-System Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) verwendet. Mit BIRT lassen sich anschsprechende Auswertungen schnell umsetzen, die dann als HTML-, Word- oder PDF-Dokument ausgegeben werden können.

Es wurden mit der Webanwendung folgende fachliche Funktionsmodule bereitgestellt:

  • Klientenverwaltung: Pflege und Nutzung von Informationen (z.B. Adresse, Behinderungsklassifizierung, Bewilligungen der Kostenübernahme, Bezugspersonen, weitere mit dem Klienten in Kontakt stehende Institutionen wie Ärzte, Krankenkassen) über den Klienten
  • Institutionsverwaltung: Pflege und Nutzung von Informationen (z.B. Adresse, Öffnungszeiten, Mitarbeiter) über Institutionen, mit denen das ABZ zusammenarbeitetMitarbeiterverwaltung: Pflege und Nutzung von Informationen über die internen Mitarbeiter des ABZ
  • Einzelfall- und Gruppendokumentation: verbindliche Dokumentation der am Klienten erbrachten Leistungen in Vorbereitung auf die Abrechnung gegenüber den Kostenträgern
  • Hilfepläne: Dokumentation von Hilfeplänen zu jedem Klienten, ein Hilfeplan umfasst dabei u.a. auch Klienten, Maßnahmen- und Teilziele
  • Assistenzdienst: Erstellen von Assistenzplänen (Assistenzdienst I) und Dokumentation von Begleitungen (Assistenzdienst II)
  • Statistiken, Einzel- und Serienbriefe: Erzeugen von parametrisierbaren Statistiken sowie Einzel- und Serienbriefen

Die 20 operativ mit der Webanwendung arbeitenden Mitarbeiter können diese mit einem Browser (z.B. Internet Explorer, Mozilla Firefox) über das Intranet (internes Netzwerk) einfach nutzen. Auch die Arbeit von zu Hause bzw. unterwegs wird somit leicht ermöglicht.

Der Nutzen

Mit der Einführung der Webanwendung wurden u.a. folgende Ziele erreicht:

  • Verbesserung der internen, im Team verteilten Zusammenarbeit,
  • Vereinfachung von Verwaltungsprozessen,
  • Verkürzung von Durchlauf- und Abarbeitungszeit und
  • höhere Transparenz und besseres Controlling.

Der Nutzen liegt im Schaffen von Freiräumen für die eigentliche und enorm wichtige Arbeit der Mitarbeiter im ABZ, der direkt wirksamen und Nutzen stiftenden Unterstützung von Menschen mit Behinderungen.

Webanwendung ABZware
Webanwendung ABZware
ABZware
ABZware