In Zeiten zunehmender Datensammelei, globaler Cloud-Anbieter und wachsender Sorge um Privatsphäre ist mailbox (vormals mailbox.org) eine spannende und wichtige Alternative. Was steckt dahinter — und was macht den Dienst heute aus?
Was ist mailbox?
Mailbox (ehemals mailbox.org) ist ein E-Mail- und Groupware-Anbieter mit Sitz in Berlin, betrieben von der Heinlein Support GmbH. Gegründet wurde mailbox 2014 mit dem Anspruch, ein sicheres, werbefreies und datenschutzorientiertes Postfach aus Deutschland anzubieten — als Gegenpol zu großen, werbefinanzierten US-Anbietern.
Neben der Funktionen rund um E-Mailing umfasst das Angebot mittlerweile zahlreiche Funktionen, etwa:
Cloud-Speicher (Drive) mit redundanten Backups in deutschen Rechenzentren
Kalender, Kontakte, Aufgabenmanagement, Office-Funktionen zur Zusammenarbeit (Texte, Tabellen, Präsentationen)
Videokonferenzen via OpenTalk, inklusive Verbesserung der Usability durch regelmäßigere Updates
Team-Funktionen (gemeinsame Kalender, Kontakte, Dateien etc.)
Darüber hinaus legt mailbox großen Wert auf Transparenz, Sicherheit und Datenschutz: Die Server stehen in zertifizierten deutschen Rechenzentren, es wird durchgängig SSL/TLS genutzt, PGP-Verschlüsselung und S/MIME sind integriert, und es gibt ein eigenes Tor-Austritts-Verfahren, so dass bei Zugriff über Tor keine IP-Adressen gespeichert werden, die Vorratsdatenspeicherung ermöglichen würden.
Warum mailbox wichtig ist
Digitale Souveränität: Mailbox ist Teil des wachsenden Ökosystems europäischer Dienste, die Datenschutz und Privatsphäre ernst nehmen. Gerade in Zeiten, in denen große US-Cloudanbieter dominieren, ist es wichtig, Alternativen zu haben, bei denen Daten in Europa verbleiben, nach europäischen Datenschutzstandards (z. B. DSGVO) verarbeitet werden und Nutzer mehr Kontrolle über ihre Daten haben.
Vermeidung von Abhängigkeiten („Vendor Lock-in“): Wer auf Google Workspace, Microsoft 365 oder andere große Ökosysteme setzt, ist stark abhängig von amerikanischen/außer-europäischen Diensten. Mailbox bietet eine europäische Alternative mit offenen Standards (z. B. IMAP, offene Protokolle, Open-Xchange), die mehr Freiheit und Flexibilität ermöglicht.
Sicherheit und Privatsphäre: Mailbox verzichtet auf werbefinanzierte Modelle, analysiert oder “monetisiert” nicht die Inhalte von Mails, und setzt auf zahlreiche Sicherheitsmechanismen. Gerade in einer Zeit mit zunehmenden Phishing-Angriffen, Datenlecks und steigenden Anforderungen an Compliance (z. B. in Behörden oder Schulen) ist das ein großer Vorteil.
Vertrauen durch Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Heinlein Support veröffentlicht Transparenzberichte, prüft behördliche Anfragen durch Datenschutzbeauftragte und Rechtsanwälte und lehnt unzulässige Anfragen ab. Diese hohe Transparenz und die Herkunft aus einer erfahrenen Linux/Hosting-Community stärken das Vertrauen der Nutzer.
Flexibles Angebot für verschiedene Nutzergruppen: Ob Privatpersonen, kleine Teams, Vereine, Bildungseinrichtungen oder öffentliche Institutionen — mailbox bietet abgestufte Tarife, Teamfunktionen und einen zuverlässigen Betrieb. Das macht den Dienst attraktiv für Nutzer, die mehr wollen als nur ein Postfach, ohne gleich Google oder Microsoft zu nutzen.
Neuigkeiten & jüngste Änderungen
Mailbox hat in den letzten Monaten wichtige Weiterentwicklungen vorgenommen, um den Dienst moderner, benutzerfreundlicher und sicherer zu machen. Im September 2025 wurde eine größere Umgestaltung angekündigt, bei der mailbox.org zum „digital souveränen Arbeitsplatz“ weiterentwickelt wird.
Hier die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
Neuer Name, neues Branding: Aus mailbox.org wird kurz „mailbox“. Mit dem Relaunch gibt es ein überarbeitetes Design, frisches Branding und eine neue Benutzeroberfläche, die moderner, klarer und intuitiver gestaltet ist.
Integrierte Plattform / Suite: Die verschiedenen Komponenten (Mail, Kalender, Kontakte, Drive, Office, Videokonferenzen) sind nicht nur nebeneinander, sondern stärker integriert. Ziel ist, eine kohärente, einheitlich bedienbare Plattform als digitaler Arbeitsplatz zu schaffen, bei der der Wechsel zwischen Modulen einfacher und konsistenter funktioniert.
Login 2.0 / Single Sign-On: Das Login-System wurde überarbeitet („Login 2.0“). Es bietet eine einfachere und intuitivere Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Single Sign-On (SSO) für nahtlosen Zugang zu allen mailbox-Diensten sowie E-Mail-App-Passwörter (separate Zugangsdaten für unterschiedliche Mail-Clients).
Modernisierte Bedienung und Optik: Die Beta-Phase der neuen mailbox Suite ist abgeschlossen, und die Umstellung erfolgt sukzessive bei allen Nutzern. Nutzer berichten, dass das Interface schneller reagiert und insgesamt flüssiger ist.
Technische Verbesserungen unter der Haube: Der Relaunch bringt nicht nur kosmetische, sondern auch strukturelle Verbesserungen: alle Komponenten wurden grundlegend überarbeitet, um Performance, Sicherheit und Skalierbarkeit zu erhöhen.
Darüber hinaus weist mailbox weiterhin auf seine Zertifizierungen hin, etwa das deutsche IT-Sicherheitskennzeichen („Gold“ durch das BSI) sowie das Qualitätssiegel „Software hosted in Germany“.
Ausblick und Fazit
Der Wandel von mailbox.org zu mailbox als „digital souveräner Arbeitsplatz“ zeigt eine klare strategische Weiterentwicklung: Weg von einem reinen E-Mail-Anbieter hin zu einer umfassenden, integrativen Plattform für moderne, sichere Zusammenarbeit. Für viele Nutzer — insbesondere im europäischen Umfeld — dürfte diese Weiterentwicklung sehr attraktiv sein.
Die Konzentration auf Bedienfreundlichkeit, Sicherheit, Datenschutz und europäische Datenhaltung macht mailbox auch weiterhin zu einer wichtigen Alternative zu großen internationalen Anbietern. Wer Wert auf Privatsphäre, Transparenz und datenschutzkonforme Zusammenarbeit legt, findet hier ein überzeugendes Angebot.
Webstitut und mailbox
Wir nutzen – sowohl für uns als auch für unsere Kunden – mailbox seit vielen Jahren. Seit einigen Jahren sind wir auch Reseller von mailbox.
